Vous aussi vous courrez après le temps ? Les journées s’enchainent à la vitesse de l’éclair et vous n’arrivez toujours pas à boucler ce dossier qui traine depuis des semaines sur votre bureau?
Chaque jour, la liste de vos impératifs semble s’allonger. Pour tenir bon, vous faites 10 choses à la fois. Les broutilles se mélangent aux priorités. Le soir venu, lorsque vous faites le check de votre journée, seul une fraction de ce qui était prévu est fait, et pas forcément le plus important.
Et vous ne voyez plus très bien comment vous en sortir sans que votre travail ne vienne déborder sur votre vie perso…
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez tout à fait accomplir l’essentiel, sans forcément s’acheminer sur la voie des heures sup !
En modifiant votre gestion du temps, vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez rentabiliser vos journées.
LA PLANIFICATION C’EST LA LIBERTÉ !
On ne va pas se mentir puisque c’est un constat : certaines personnes ont des aptitudes à l’organisation et d’autres pas. Et chacun a sa théorie sur le sujet.
1) Les arguments contre
Planifier c’est limiter notre liberté, notre création, c’est un frein.
Planifier c’est un cadre bloquant. On peut se sentir bridé et le vivre comme une contrainte.
2) Les arguments pour
C’est le meilleur moyen de prendre possession de notre liberté.
Que vous planifiez ou pas vos journées, vous avez la même quantité de temps et vos journées se remplissent de la même manière.
Le fait de n’avoir pas planifié les choses que vous aviez envie de faire ne va pas vous rendre plus libre.
3) Les sceptiques
Regardez dans votre emploi du temps combien de temps vous êtes libre sans planifier.
Il y a de grande chance que ce dernier soit finalement rempli par l’emploi du temps des autres. Vous rendez service, faites ce que les autres ne peuvent pas faire à cause de leur propre emploi du temps, vous gérez les imprévus…
Bref à la fin de la semaine, il y a des choses importantes pour vous que vous n’avez pas faites par manque de temps !
LE BUT DE LA PLANIFICATION
Planifier des activités dans son agenda, c’est acter sa volonté de faire des choses qui comptent réellement pour nous, mais également nous permettre de ne pas perdre nvotre temps avec l’emploi du temps des autres et du monde extérieur.
Vous décidez vous-même de ce que vous voulez faire. Vous priorisez les choses importantes. Vous allégez votre charge mentale
Planifier vos journées c’est vous délestez d’un grand poids. Du moment que les actions sont actées, inscrites dans un agenda, vous n’avez plus à y penser.
Elles ne tournent plus dans votre tête, et ne reviennent pas en boucle dans votre cerveau.
Voici un exemple typique de la vie en entreprise :
L’organisation de votre service fait que vous devez, à tour de rôle, et tous les lundis matin aller chercher du papier imprimante à l’économat de votre entreprise.
Cette semaine c’est votre tour, et ce matin en arrivant, vous vous rendez compte qu’il n’y a plus de papier. Et c’est à vous qu’incombe cette tâche qui, soyons clair, ne vous enchante pas !
Cette pensée qui vous est relativement désagréable et qui vous dit « il faut que j’aille récupérer des ramettes de papier à l’économat » va revenir dans votre tête toute la journée comme un boomerang. Et si en plus vous n’avez pas pris la décision d’y aller à la pause-café vous risquez vite de l’oublier et de ne pas le faire au grand dam de vos collègues qui ne se gêneront pas pour vous le faire remarquer !
Grrr bonjour l’ambiance !
Du coup la pression collective de votre service va faire que vous allez y penser toute la journée car ce n’est pas une information traitée.
Si vous aviez planifié cette tâche en, par exemple, l’inscrivant dans votre agenda
- Lundi, 9h aller chercher le papier pour l’imprimante du service
Vous vous seriez acquitté de cette tâche et vous auriez dégagé du temps de cerveau et donc de la liberté…puisque de toute façon c’est quelque chose que vous devez le faire.
UNE QUESTION D’IDENTITÉ ?
Il y a peut-être une part de votre égo associée à votre côté « spontané ».
Peut-être que pour vous ne rien planifier c’est être cool. C’est avoir un caractère positif et créatif à contrario de ceux qui notent tout dans leur agenda.
Mais dans le fond pourquoi tenez-vous autant à garder cet aspect dans votre identité ?
Qu’est-ce que cela vous apporte de continuer à penser que pour vous il est impossible de vous organier ?
Tous les arguments que vous trouverez pour valider votre comportement sont autant de blabla que votre cerveau vous sert pour vous maintenir dans une situation stable, et donc continuer à agir comme d’habitude.
LES LIMITES DU TRAVAIL « A L’ARRACHE«
Travailler dans l’urgence vous booste ? Vous allez à l’essentiel ? C’est votre carburant ?
Voyons voyons c’est surtout une grande source de stress !
Faire tout en catastrophe, en plus de vous empêcher de faire les choses les plus importantes pour vous, génère une grande dose de stress.
Planifier lève le niveau de stress, même si, il est vrai que chez ceux qui ne planifient pas ce dernier n’est pas très élevé « t’inquiètes ça va le faire »
Le plus important à retenir c’est qu’à partir du moment où l’on planifie une action, on prend un engagement avec nous-même. On s’impose de faire quelque chose d’inconfortable pour avancer au lieu de faire des choses confortables mais qui reposent sur le principe de ne rien faire.
COMMENT S’Y PRENDRE, PRINCIPES DE BASE
Tout d’abord tout s’apprend. Donc pas de panique si vous n’arrivez pas à respecter votre planning du premier coup ! Ce n’est pas parce que l’on n’y arrive pas qu’il faut abandonner. Cela arrive souvent lorsque l’on débute dans la planification. Vous allez mettre trop de choses ou pas assez. Il faut réajuster votre planning jusqu’à ce qu’il corresponde à vos activité et vos préférences.
C’est normal car vous n’avez jamais évalué votre charge de travail.
Il existe différentes méthodes qui se rejoignent toutes. Mais le fondement de base vous le connaissez déjà : Tout est une question d’organisation.
Pour arriver au graal qui est de se libérer du temps et effectuer ses tâches dans le timing imparti il faut
D’un point de vue organisationnel :
1/ Se fixer des objectifs personnels réalisables en utilisant par exemple la méthode S.M.A.R.T.E
2/ Définir des priorités
3/ Se fixer une limite de temps
4/ Planifier en par exemple découpant les tâches
5/ Et surtout réaliser une tâche à la fois
D’un point de vue mental :
1/ Arrêter de procrastiner (oui oui c’est possible !)
2/ Apprendre à dire non (je vous dis pourquoi ici)
3/ Augmenter sa capacité de concentration en faisant basculer votre cerveau en mode « travail ». Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Savoir se concentrer permet d’évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s’ancrer
D’un point de vue physique :
Prendre des pauses : Un individu n’étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l’air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau.
Voilà c’est fini pour cette petite introduction, j’entrerai plus en détail dans le prochain post. En attendant positionnez-vous sur toutes ces étapes et soyez prêts à passer à l’action.
