Dans le précédent article, nous avons vu pourquoi il était important de savoir se libérer du temps et combien cela faisait du bien au mental ! Dans cet article nous allons aborder comment s’y prendre concrètement.
METHODOLOGIE
Il existe différentes manières de faire en sorte que votre journée soit à la fois productive et agréable.
La plus simple mais aussi la plus pragmatique est de lister la veille les tâches de la journée du lendemain en priorisant vos actions quitte à les découper en sous tâches si le projet est trop complexe à traiter en une seule fois.
Personnellement j’ai tendance à lister mes tâches sur une semaine entière histoire d’avoir un visuel complet de mes journées et de réajuster si le besoin s’en fait sentir.
Cette liste doit se retrouver sur un planning ou un agenda afin d’avoir en visuel votre quota de travail de la semaine. Donc oubliez les post-it et les feuilles volantes que l’on ne retrouve plus !
Enfin prenez l’habitude de ne réalisez qu’une tâche à la fois. Mieux vaut un travail complet rendu en temps et en heure qu’une multitude d’actions éparses qui ne satisferont personne !
N’hésitez pas à vous mettre la pression en instaurant une dead line qui vous est propre et une journée off avant la clôture du projet, histoire de prendre le temps d’y revenir avec un peu plus de recul. C’est souvent après cette journée que l’on réalise les manques ou les contradictions.
LES OUTILS DE GESTION DU TEMPS
Le challenge en la matière est de faire preuve de constance dans sa démarche. Car comme pour un régime alimentaire, un écart en entraîne un autre jusqu’à retomber dans la situation initiale.
Il existe de nombreuses techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelles méthodes mettre en place et s’y tenir.
Je vous propose ici quelques méthodes qui ont fait leurs preuves.
Libre à vous de vous les approprier – ou non – et d’en faire le meilleur usage possible !
Méthode G.T.D.
Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done – ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent – qui s’articule autour de 5 actions :
- collecter : identifier les tâches à accomplir,
- traiter : analyser la nécessité d’action,
- organiser : orchestrer selon le degré d’importance, d’urgence,
- réviser : suivre l’état d’avancement,
- agir en fonction des options précédemment retenues.
Si la première étape qui consiste à établir la liste des tâches à accomplir peut paraître fastidieuse, cet outil vous permettra toutefois de gagner un temps précieux, tant dans votre vie professionnelle que votre vie personnelle.
La To-do list
Prônée par les uns, décriée par les autres, la « to-do list » ou liste des choses à faire en Français, est un outil relativement simple à mettre en place pour celles et ceux qui savent s’y tenir. La « difficulté » étant de ne pas surcharger, rester succinct tout en étant clair et précis.
Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda. Ainsi, comme pour les autres approches, il s’agit de :
- lister les actions à mener, les tâches à accomplir,
- affecter une priorité pour chacune,
- classer en hiérarchisant selon une priorité définie.
La Technique Pomodoro
Mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80, cette méthode simple a pour objectif de vous aider à rester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes – 1 session – pour ensuite prendre une courte pause avant d’entamer une autre session de 25 min.
L’idée est qu’il est contre-productif de rester concentré sur une tâche plus longuement et qu’il est important de déconnecter son cerveau quelques minutes entre deux tâches.
Ici encore, la méthode n’est efficace que si elle convient à votre fonctionnement.
La Matrice Eisenhower
Cette méthode simple permet de réfléchir et prendre un certain recul quant aux différentes tâches à accomplir. Elle se présente sous la forme d’un modèle divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d’importance et d’urgence spécifique :
- les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
- les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés,
- les items non importants, mais urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués,
- les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.
COMMENT OPTIMISER SON AGENDA
Ne posséder qu’un unique agenda on centralise !
– Partie privée : Rdv avec toi-même pour effectuer certaines taches (esthéticienne, yoga)
– Partie sociale : Rdv avec d’autres personnes (apero, amis, famille)
– Partie pro : Rdv liés à la vie pro (réunion, dossier à rendre)
– Memo : Infos importantes à ne pas oublier (anniversaire, allez faire les courses)
Planifier quotidiennement : Prenez du temps pour planifier vos journées et vos semaines selon les items ci-dessus.
Choisissez une couleur par item pour l’avoir en visuel
Ce que l’on écrit : Soyez précis dans les horaires (temps de transport, temps de pause, temps de la séance de sport..)
Bénéfice de cette organisation : Chaque fois que quelqu’un vous demande un rendez vous, ou avant d’accepter une tache, regardez votre agenda pour voir si cela est acceptable sans se surcharger.
Un agenda est bien plus qu’un carnet de RDV c’est un véritable outil de gestion du temps !
Le Bullet journal
Enfin si vous avez l’ âme créative et un peu de temps vous pouvez vous lancer dans la rédaction d’un Bujo.
Le Bullet Journal (ou Bujo) est une méthode d’organisation personnelle mise au point par le designer new-yorkais Ryder Carrol.
Apparu en 2013, il est devenu très populaire notamment grâce aux réseaux sociaux.
Il s’agit d’un système d’organisation analogique et personnalisable. Il permet d’organiser des calendriers, des rappels, des listes, des brainstorming et d’autres moyens d’organisation dans un seul et même carnet.
Le nom « Bullet Journal » vient de l’anglais bullet qui signifie balle et journal, qui renvoie à l’organisation des informations par points, mais aussi du fait que le carnet à point soit généralement utilisé par les adeptes de cette méthode. Apparu en 2013, il est devenu très populaire notamment grâce aux réseaux sociaux.
Enfin si vous sentez que vos équipes bloquent sur le sujet, laissez vous tenter par l’option Team Building pour fixer efficacement vos objectifs!
